Politique de confidentialité Cadence

1. Responsable et objet

La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du site et de l'application Cadence.

Cadence est édité par :

Contact relatif à la protection des données : admin@cadence-app.fr

Selon la nature des traitements, Proxima Systems peut intervenir en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant au sens du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

2. Rôles respectifs

2.1 Proxima Systems en qualité de responsable de traitement

Proxima Systems détermine les finalités et moyens des traitements nécessaires notamment à :

• la création et l'administration des comptes Cadence ;
• l'authentification et la sécurité du service ;
• la gestion de la relation contractuelle ;
• la gestion des abonnements et paiements ;
• l'envoi des communications nécessaires au fonctionnement du service ;
• la prévention des abus et incidents de sécurité ;
• la gestion des demandes d'assistance ;
• le respect des obligations légales de Proxima Systems.

2.2 Proxima Systems en qualité de sous-traitant

Les organisations clientes de Cadence peuvent enregistrer et traiter des données concernant notamment leurs salariés, chauffeurs, collaborateurs, clients, donneurs d'ordre, contacts et autres personnes intervenant dans leur activité.

Pour ces traitements métier, l'organisation cliente détermine les finalités du traitement et agit en principe en qualité de responsable de traitement. Proxima Systems traite ces données pour son compte afin de fournir Cadence et agit alors en qualité de sous-traitant.

Ces traitements sont également régis par l'annexe relative au traitement des données personnelles intégrée aux conditions contractuelles Cadence.

3. Catégories de données traitées

Selon les fonctionnalités utilisées, Cadence peut traiter notamment :

Données d'identification et professionnelles

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• entreprise ou organisation ;
• fonction et rôle dans Cadence ;
• coordonnées professionnelles renseignées dans le service.

Données de compte et de sécurité

• identifiants techniques ;
• données nécessaires à l'authentification ;
• organisation associée ;
• rôles et autorisations ;
• sessions actives ;
• journaux techniques et événements de sécurité ;
• informations nécessaires à la prévention des accès non autorisés et abus.

Les mots de passe ne sont pas conservés en clair.

Données relatives aux clients et donneurs d'ordre

Selon les informations renseignées :

• identité ou raison sociale ;
• contacts ;
• adresses ;
• coordonnées de facturation ;
• relations commerciales ;
• historique des missions et devis associés.

Données relatives aux équipes et ressources

Selon l'utilisation du service :

• identité des collaborateurs ;
• rôle opérationnel ;
• disponibilités et indisponibilités ;
• affectations aux missions ;
• informations relatives aux véhicules et ressources.

Données opérationnelles

Peuvent notamment être enregistrés :

• demandes ;
• devis ;
• réservations ;
• missions ;
• dates et horaires ;
• lieux de départ, étapes et destinations ;
• informations de planning ;
• affectations ;
• statuts d'exécution ;
• incidents ou observations saisis dans le service ;
• données nécessaires au calcul des coûts et de la rentabilité prévisionnelle.

Documents et preuves

Les utilisateurs autorisés peuvent notamment ajouter :

• documents de mission ;
• photographies terrain ;
• preuves de livraison ou d'exécution ;
• images de signatures opérationnelles ;
• autres pièces jointes nécessaires à l'exécution d'une mission.

Ces fichiers sont conservés dans un stockage objet et ne sont pas rendus accessibles par une URL publique directe. Leur consultation via Cadence est soumise aux contrôles d'accès de l'application.

Certaines pièces PDF peuvent également être générées à la demande et transmises directement au navigateur sans être nécessairement conservées dans ce stockage.

Données de facturation

Peuvent notamment être traités :

• identité et coordonnées de facturation ;
• factures ;
• montants ;
• TVA ;
• statut de paiement ;
• références commerciales ;
• informations relatives à l'abonnement Cadence.

Les données complètes de carte bancaire sont traitées par Stripe et ne sont pas enregistrées directement par Cadence.

4. Finalités et bases légales

Les données peuvent être traitées pour :

Fourniture et administration de Cadence : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.

Authentification et sécurité : exécution du contrat et intérêt légitime de Proxima Systems à sécuriser son service, prévenir les accès non autorisés, abus et fraudes.

Gestion des abonnements, paiements et facturation : exécution du contrat et respect des obligations légales.

Communications transactionnelles : exécution du contrat et fonctionnement du service.

Assistance et traitement des demandes : exécution du contrat ou intérêt légitime selon la nature de la demande.

Conservation de documents imposée par la loi : obligation légale.

Pour les données métier traitées pour le compte d'une organisation cliente, les finalités et bases légales sont déterminées par cette organisation en sa qualité de responsable de traitement.

5. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de Cadence peuvent utiliser un service d'intelligence artificielle afin d'assister l'utilisateur, par exemple pour analyser une opportunité commerciale ou préparer un brouillon de communication.

Cadence limite les informations transmises au service d'IA aux données utiles à la fonctionnalité concernée.

Les résultats générés constituent une aide à l'utilisateur. Ils ne déclenchent pas automatiquement l'envoi d'une communication, une réservation ou une affectation.

Lorsqu'OpenAI est utilisé via son API, OpenAI indique que les données des services professionnels/API ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles.

6. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux personnes autorisées de Proxima Systems dans la limite nécessaire à leurs fonctions ainsi qu'aux prestataires nécessaires au fonctionnement de Cadence.

Cadence utilise notamment :

• Replit, Inc. : hébergement de l'application, infrastructure technique et stockage objet ;
• Stripe : paiement et gestion des abonnements ;
• Resend / Plus Five Five, Inc. : envoi d'emails transactionnels ;
• OpenAI : fonctionnalités d'intelligence artificielle lorsque celles-ci sont utilisées.

Proxima Systems peut faire évoluer ses prestataires techniques lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service.

Replit publie notamment un accord de traitement des données applicable aux données personnelles de ses clients. Resend publie également un DPA intégrant notamment les clauses contractuelles types européennes pour les transferts concernés. Stripe prévoit plusieurs mécanismes de transfert, dont les clauses contractuelles types lorsque celles-ci sont applicables.

7. Transferts hors Espace économique européen

Certains prestataires utilisés par Cadence sont établis ou peuvent traiter certaines données en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis.

Lorsque la réglementation l'exige, ces transferts doivent être encadrés par un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation applicable ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées le cas échéant par les mesures nécessaires.

Des informations complémentaires peuvent être demandées à admin@cadence-app.fr.

8. Durées de conservation

Proxima Systems applique le principe de limitation de la durée de conservation.

Les données nécessaires au fonctionnement d'un compte sont conservées pendant la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire à la gestion de la clôture du compte, aux obligations légales ou à la défense des droits de Proxima Systems.

Les documents comptables et données devant être conservés en application des obligations légales peuvent faire l'objet d'un archivage pendant les durées imposées par la réglementation. La CNIL rappelle notamment que les données de facturation soumises aux obligations comptables peuvent devoir être conservées pendant dix ans.

Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité et de preuve.

Les données traitées par Cadence pour le compte d'une organisation cliente sont conservées conformément aux instructions de celle-ci et aux conditions contractuelles applicables.

Point actuellement à améliorer : lorsqu'un document est supprimé depuis l'interface, son enregistrement peut être rendu inaccessible sans que le fichier correspondant soit immédiatement supprimé du stockage objet. Proxima Systems prévoit de faire évoluer ce mécanisme afin d'assurer la purge des fichiers devenus inutiles conformément aux durées de conservation applicables.

9. Sécurité

Proxima Systems met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données traitées par Cadence.

Celles-ci comprennent notamment, selon les composants concernés :

• contrôle des accès selon les organisations et rôles ;
• authentification et gestion sécurisée des sessions ;
• mots de passe stockés sous forme de représentations cryptographiques et non en clair ;
• protections contre les accès inter-organisations non autorisés ;
• protection contre certaines attaques sur les requêtes authentifiées ;
• limitation de certaines tentatives d'authentification ;
• journalisation d'événements de sécurité ;
• contrôle d'accès aux documents ;
• absence d'URL publique directe vers les documents privés stockés dans Cadence ;
• utilisation de connexions sécurisées en production.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, Proxima Systems adapte ses mesures en fonction de l'évolution du service et des risques identifiés.

10. Cookies et stockage local

Cadence utilise les mécanismes techniques nécessaires notamment à :

• l'authentification ;
• la gestion des sessions ;
• la sécurité du service.

À la date de la présente politique, Cadence n'utilise pas d'outil de mesure d'audience ou de publicité tel que Google Analytics, Meta Pixel ou LinkedIn Insight Tag.

Si des traceurs non strictement nécessaires étaient ajoutés ultérieurement, les mécanismes d'information et de consentement applicables seraient mis en place.

11. Droits des personnes

Selon le traitement concerné et sa base légale, les personnes peuvent disposer notamment :

• d'un droit d'accès ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit à l'effacement ;
• d'un droit à la limitation ;
• d'un droit d'opposition ;
• d'un droit à la portabilité lorsque ses conditions sont réunies.

Le droit à la portabilité permet notamment, dans les situations prévues par le RGPD, de récupérer certaines données fournies dans un format structuré et lisible par machine.

Pour les traitements dont Proxima Systems est responsable :

admin@cadence-app.fr

Lorsque les données sont traitées par Cadence pour le compte d'un employeur, transporteur ou autre organisation cliente, la demande doit en principe être adressée à cette organisation. Proxima Systems l'assistera lorsque cela est nécessaire.

Une personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL. L'information sur ce droit fait partie des informations requises par le RGPD.

12. Modification de la politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte de l'évolution de Cadence, de ses prestataires ou de la réglementation.

La version en vigueur est celle publiée sur le site Cadence avec sa date de dernière mise à jour.