Conditions générales d'utilisation et de vente de Cadence

1. Identification de l'éditeur

Le service Cadence est édité par :

Contact : admin@cadence-app.fr

Ci-après « Proxima Systems ».

2. Objet

Les présentes Conditions générales d'utilisation et de vente, ci-après les « Conditions », définissent les conditions d'accès, d'utilisation et de commercialisation du logiciel en ligne Cadence.

Cadence est un service SaaS destiné aux professionnels du transport, notamment aux petites entreprises de transport et transporteurs sous-traitants.

Le service permet notamment, selon les fonctionnalités disponibles et la configuration de l'organisation, de gérer des clients et donneurs d'ordre, demandes, devis, disponibilités, réservations, missions, planning, collaborateurs, véhicules, documents, preuves d'exécution, estimations économiques et facturation.

Les Conditions constituent le contrat entre Proxima Systems et l'organisation professionnelle souscrivant au service, ci-après le « Client ».

Elles s'appliquent également, pour leurs dispositions relatives à l'utilisation du service, aux utilisateurs autorisés par le Client.

3. Clientèle professionnelle

Cadence est proposé à des fins professionnelles.

Le représentant du Client déclare disposer de la capacité et des pouvoirs nécessaires pour engager l'organisation pour laquelle il crée ou administre un compte.

Le Client est responsable de l'utilisation de Cadence par les utilisateurs qu'il autorise à accéder à son organisation.

4. Acceptation

L'utilisation ou la souscription de Cadence implique l'acceptation des présentes Conditions dans leur version applicable.

Lorsque l'interface prévoit une validation explicite des Conditions, cette validation constitue l'acceptation électronique du Client.

Le Client est invité à conserver une copie des Conditions applicables lors de sa souscription.

5. Description du service

Cadence fournit notamment des fonctionnalités relatives à :

• la gestion des clients et donneurs d'ordre ;
• la réception et au traitement de demandes ;
• la création et gestion de devis ;
• la publication et gestion de disponibilités ;
• la réservation de capacités lorsque cette fonction est activée ;
• la création et gestion de missions ;
• la planification ;
• la gestion des collaborateurs et véhicules ;
• l'affectation de ressources ;
• l'espace opérationnel destiné aux collaborateurs autorisés ;
• la gestion des étapes et itinéraires ;
• l'ajout de documents et preuves ;
• la signature opérationnelle ;
• l'estimation des coûts et de la rentabilité prévisionnelle ;
• la gestion de capacités disponibles et l'aide à leur commercialisation ;
• la génération et gestion de factures ;
• l'accès de certains donneurs d'ordre aux informations qui leur sont destinées.

Les fonctionnalités peuvent évoluer afin d'améliorer le service, tenir compte des usages, de contraintes techniques ou de modifications réglementaires.

Proxima Systems peut modifier, ajouter ou retirer des fonctionnalités, sous réserve de ne pas priver arbitrairement le Client des caractéristiques essentielles du service souscrit.

6. Création et administration des comptes

L'accès à Cadence nécessite un compte.

Le Client s'engage à communiquer des informations exactes et à les maintenir à jour.

Les administrateurs de l'organisation peuvent, selon les fonctionnalités disponibles :

• créer ou inviter des utilisateurs ;
• gérer leurs rôles et autorisations ;
• retirer des accès ;
• administrer les ressources et paramètres de leur organisation.

Chaque compte utilisateur est personnel.

Les identifiants ne doivent pas être partagés entre plusieurs personnes.

Le Client est responsable de l'attribution et du retrait des accès de ses collaborateurs.

7. Sécurité des comptes

L'utilisateur doit préserver la confidentialité de ses moyens d'authentification et informer Proxima Systems sans délai s'il suspecte un accès non autorisé.

Proxima Systems peut suspendre une session ou un compte lorsqu'une activité susceptible de compromettre la sécurité de Cadence, du Client ou d'un tiers est détectée.

Cadence met en œuvre des mécanismes techniques destinés notamment à sécuriser l'authentification, les sessions, les droits d'accès et l'isolation des organisations.

8. Abonnement

Sauf accord particulier, l'accès complet de l'organisation transporteur à Cadence est soumis à un abonnement.

À la date des présentes, l'offre Cadence est proposée au tarif public de :

59 € HT par mois, sans engagement de durée.

La TVA et toute taxe applicable sont ajoutées conformément à la réglementation.

Certains utilisateurs ou organisations partenaires bénéficiant d'un accès au portail mis à leur disposition par un Client peuvent accéder aux fonctionnalités qui leur sont destinées sans souscrire eux-mêmes un abonnement Cadence.

9. Accès gratuit accordé par Proxima Systems

Proxima Systems peut accorder ponctuellement à une organisation un accès gratuit à Cadence jusqu'à une date déterminée.

Cet accès constitue une facilité commerciale et non une période d'essai automatique applicable à tous les comptes.

Sauf accord contraire, aucune carte bancaire n'est nécessaire pendant cet accès gratuit.

À son expiration, l'organisation doit disposer d'un abonnement actif pour continuer à bénéficier des fonctionnalités payantes.

Le Client peut souscrire un abonnement avant l'expiration de son accès gratuit.

10. Paiement et renouvellement

Les abonnements payants sont gérés par l'intermédiaire de Stripe.

Sauf indication différente lors de la souscription, l'abonnement est facturé mensuellement et renouvelé automatiquement pour des périodes successives d'un mois jusqu'à sa résiliation.

Le Client autorise le prélèvement des sommes dues au titre de son abonnement selon le moyen de paiement renseigné.

En cas d'échec ou de défaut de paiement, Proxima Systems peut limiter ou suspendre l'accès aux fonctionnalités payantes après les éventuelles tentatives de régularisation applicables.

Les données ne sont pas supprimées du seul fait d'un incident de paiement.

11. Évolution des tarifs

Proxima Systems peut modifier le tarif de Cadence.

Une modification affectant un abonnement existant est communiquée au Client avant son entrée en vigueur.

Le Client qui refuse le nouveau tarif peut résilier son abonnement avant son application.

Le nouveau tarif s'applique ensuite aux périodes de facturation concernées.

12. Résiliation

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment par les moyens proposés dans Cadence ou dans le portail de gestion de l'abonnement.

Sauf indication contraire, la résiliation prend effet à l'expiration de la période déjà facturée.

Aucun remboursement prorata temporis n'est dû pour une période commencée, sauf disposition légale impérative ou accord contraire de Proxima Systems.

13. Sort des données après la fin de l'abonnement

À la fin de l'accès payant ou gratuit, Proxima Systems peut placer l'organisation en accès restreint.

Sauf obligation légale contraire ou demande particulière convenue entre les parties, les données métier peuvent être conservées pendant une période de 90 jours, notamment afin de permettre une réactivation ou une opération de restitution.

À l'issue de cette période, Proxima Systems peut supprimer ou anonymiser les données qui ne doivent pas être conservées.

Les données soumises à une obligation légale de conservation peuvent être archivées pendant la durée requise. À titre d'exemple, le Code de commerce prévoit une conservation de dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives.

Le Client est responsable de récupérer les informations dont il a besoin avant leur suppression définitive.

14. Données et contenus du Client

Le Client reste propriétaire des données, documents, informations et contenus qu'il introduit dans Cadence.

Il accorde à Proxima Systems les droits techniques strictement nécessaires pour les héberger, traiter, reproduire techniquement et transmettre dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

Proxima Systems ne devient pas propriétaire des données métier du Client.

Le Client garantit disposer des droits et bases légales nécessaires pour enregistrer dans Cadence les informations qu'il confie au service.

Il est notamment responsable de l'information de ses collaborateurs, clients, contacts, donneurs d'ordre et autres personnes lorsque la réglementation l'exige.

15. Documents, photos et signatures

Cadence permet aux utilisateurs autorisés d'ajouter notamment des documents de mission, photographies, preuves d'exécution et images de signatures.

Le Client est responsable de la pertinence, licéité et qualité des contenus qu'il enregistre.

Les signatures recueillies dans Cadence ont pour fonction de matérialiser une opération ou une preuve opérationnelle dans le cadre de la mission.

Sauf indication expresse contraire, Cadence ne présente pas cette fonctionnalité comme un service de signature électronique qualifiée ou comme fournissant automatiquement une valeur juridique déterminée dans toutes les situations.

16. Estimations économiques

Cadence peut produire des estimations relatives notamment :

• aux distances et durées ;
• aux coûts de personnel ;
• aux coûts d'usage des véhicules ;
• au carburant ;
• aux péages lorsque ceux-ci peuvent être estimés ;
• aux autres coûts configurés ;
• au prix et à la marge prévisionnelle d'une mission.

Ces résultats constituent des estimations prévisionnelles d'aide à la décision.

Ils dépendent des informations renseignées, des hypothèses de calcul et, le cas échéant, des données fournies par des services tiers.

Ils ne constituent pas une garantie de coût, de marge ou de rentabilité.

Le Client reste responsable de la détermination de ses tarifs et de ses décisions commerciales.

17. Planning et capacités disponibles

Cadence peut analyser le planning et les ressources afin d'identifier certaines capacités potentiellement exploitables.

Ces résultats sont fournis à titre d'aide à l'exploitation.

Ils ne constituent pas une garantie qu'une mission peut être réalisée ni qu'une nouvelle mission sera trouvée.

Avant toute acceptation d'un transport, le Client demeure responsable de vérifier les ressources, contraintes, obligations réglementaires et conditions réelles nécessaires à son exécution.

18. Fonctionnalités utilisant l'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités peuvent utiliser des systèmes d'intelligence artificielle pour fournir des recommandations ou générer des brouillons, notamment à des fins commerciales.

Ces fonctionnalités constituent une assistance.

Les résultats peuvent être incomplets, imprécis ou inadaptés à une situation particulière.

Le Client doit vérifier les contenus avant de les utiliser.

Cadence ne contacte pas automatiquement un client, ne réserve pas automatiquement une mission et n'affecte pas automatiquement des ressources du seul fait d'une recommandation générée par l'intelligence artificielle, sauf si une future fonctionnalité est expressément présentée et activée comme telle.

Le Client demeure responsable des décisions prises à partir des recommandations fournies.

19. Facturation métier

Cadence permet au Client de préparer, émettre, consulter et transmettre des factures liées à son activité selon les fonctionnalités disponibles.

Le Client demeure responsable :

• de l'exactitude des informations de facturation ;
• de son régime fiscal et de TVA ;
• des mentions obligatoires applicables ;
• de la réalité des opérations facturées ;
• de ses obligations comptables, fiscales et réglementaires.

Cadence constitue un outil de gestion et ne remplace pas un expert-comptable ou un conseil fiscal.

Les fonctionnalités relatives à la facturation électronique peuvent évoluer afin d'accompagner les obligations réglementaires applicables.

Sauf indication expresse contraire, Cadence ne doit pas être considéré comme une plateforme agréée ou un opérateur disposant d'un agrément réglementaire qu'il ne détient pas.

20. Obligations du Client

Le Client s'engage à utiliser Cadence conformément aux lois et règlements applicables et à ne pas :

• utiliser le service à des fins illicites ;
• compromettre sa sécurité ou son fonctionnement ;
• tenter d'accéder aux données d'une autre organisation sans autorisation ;
• contourner les mécanismes d'accès ou de sécurité ;
• introduire volontairement des contenus malveillants ;
• utiliser Cadence d'une manière portant atteinte aux droits de tiers ;
• revendre ou mettre à disposition le service hors des usages autorisés sans accord de Proxima Systems.

Le Client demeure responsable de son activité professionnelle et du respect des réglementations qui lui sont applicables, notamment dans le domaine du transport, du travail, de la fiscalité et de la protection des données.

21. Disponibilité et maintenance

Proxima Systems met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de Cadence.

Le service peut cependant être interrompu notamment pour :

• maintenance ;
• mise à jour ;
• incident technique ;
• intervention de sécurité ;
• indisponibilité d'un prestataire essentiel ;
• événement indépendant de la volonté raisonnable de Proxima Systems.

Sauf engagement spécifique conclu par écrit, Cadence n'est assorti d'aucun taux contractuel garanti de disponibilité ou SLA.

Proxima Systems peut effectuer des opérations de maintenance urgentes sans préavis lorsqu'elles sont nécessaires à la sécurité ou à l'intégrité du service.

22. Services tiers

Le fonctionnement de Cadence repose en partie sur des prestataires et infrastructures tiers, notamment pour l'hébergement, le stockage, les paiements, les emails et certaines fonctions d'intelligence artificielle.

Proxima Systems sélectionne ces services dans le cadre du fonctionnement de Cadence mais ne maîtrise pas l'intégralité de leur infrastructure.

Une indisponibilité ou modification d'un service tiers peut temporairement affecter certaines fonctions de Cadence.

23. Sauvegardes et continuité

Proxima Systems met en œuvre les mécanismes de sauvegarde et de continuité disponibles et adaptés à l'architecture du service.

Ces mécanismes ne dispensent pas le Client de conserver, lorsqu'il l'estime nécessaire ou lorsqu'une obligation réglementaire l'impose, ses propres exemplaires des documents essentiels à son activité.

24. Propriété intellectuelle

Cadence, son code, ses interfaces, éléments graphiques, textes, bases techniques, architecture, marque, nom, logos et autres éléments appartenant à Proxima Systems sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

L'abonnement confère uniquement un droit personnel, non exclusif, non cessible et temporaire d'utiliser Cadence pendant la durée autorisée.

Il est notamment interdit, sauf droit impératif contraire :

• de reproduire ou redistribuer Cadence ;
• d'en exploiter tout ou partie pour créer un service concurrent par copie substantielle ;
• de contourner ses protections techniques ;
• d'utiliser les marques ou éléments de Proxima Systems sans autorisation.

25. Suspension

Proxima Systems peut suspendre tout ou partie de l'accès en cas notamment :

• de défaut de paiement ;
• d'utilisation manifestement illicite ;
• d'atteinte à la sécurité ;
• de tentative d'accès non autorisé ;
• de violation grave ou répétée des présentes Conditions.

Lorsque la situation le permet, Proxima Systems cherchera à informer le Client et à lui permettre de régulariser avant une suspension définitive.

26. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages directs résultant de ses manquements contractuels dans les conditions prévues par le droit applicable.

Proxima Systems ne saurait notamment être responsable des décisions commerciales ou opérationnelles prises par le Client sur la seule base d'une estimation, recommandation ou information qui devait raisonnablement être vérifiée par le professionnel.

Proxima Systems ne répond pas des données erronées ou incomplètes renseignées par le Client ni des conséquences d'une utilisation du service contraire à sa destination.

Dans les limites autorisées par la loi et sauf faute lourde, dol, atteinte corporelle ou autre responsabilité qui ne peut légalement être limitée, la responsabilité globale de Proxima Systems au titre d'un événement ou d'une série d'événements liés au même fait générateur est limitée au montant HT effectivement payé par le Client à Proxima Systems au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Sont exclus, dans les limites autorisées par la loi, les dommages indirects tels que perte d'opportunité, perte de clientèle, perte de bénéfice ou atteinte commerciale indirecte.

27. Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement répondant aux critères de la force majeure en droit français.

La partie affectée informe l'autre partie dans un délai raisonnable lorsque cela est possible.

28. Données personnelles

Les traitements de données personnelles sont décrits dans la Politique de confidentialité Cadence.

Lorsque Proxima Systems traite des données personnelles pour le compte du Client, les dispositions de l'Annexe — Traitement des données personnelles ci-dessous s'appliquent.

29. Modification des Conditions

Proxima Systems peut modifier les présentes Conditions notamment afin de tenir compte :

• de l'évolution de Cadence ;
• d'une modification réglementaire ;
• d'une évolution technique ;
• d'une modification des modalités commerciales.

Les modifications substantielles applicables aux Clients disposant d'un abonnement en cours sont portées à leur connaissance dans un délai raisonnable avant leur entrée en vigueur lorsque leur nature le justifie.

30. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit français.

Les parties chercheront en priorité une résolution amiable de tout différend.

Pour les litiges entre commerçants, et sous réserve des règles impératives applicables, il est proposé de prévoir la compétence du Tribunal de commerce de Nîmes.